Cerca la prenotazione, ripeti i dati, raccogli la variazione e verifica la disponibilità. Conferma il cambiamento solo dopo l’aggiornamento dell’agenda; se serve un controllo, assegna chi richiama.
Una modifica è conclusa quando agenda e cliente concordano
“Possiamo spostare il tavolo alle nove?” Se annoti il nuovo orario senza controllare la prenotazione originale, la sala può ritrovarsi con due versioni. Separa tre stati: richiesta ricevuta, variazione verificata, esito comunicato.
Rispondimi registra le chiamate e mostra le prenotazioni in dashboard. Il ristorante può cercare la scheda, controllarne i dettagli e aggiornarla. Verifica quale passaggio è automatico nella tua configurazione e quale richiede una persona.
Segui cinque passaggi prima di confermare
- Identifica: cerca nome o recapito e conferma giorno e ora attuali.
- Raccogli: annota una variazione per volta, compreso il nuovo numero di persone.
- Verifica: controlla disponibilità, turno e regole di capienza.
- Aggiorna: modifica la scheda corretta in dashboard o assegna il controllo al referente.
- Comunica: conferma il nuovo accordo solo dopo la registrazione; altrimenti spiega chi ricontatterà il cliente.
Per una disdetta ripeti data e orario e verifica che la prenotazione sia stata annullata prima di liberare il tavolo.
Rendi visibile ogni richiesta ancora in attesa
Se il cliente chiama mentre la sala è impegnata, registra i dati essenziali e assegna un referente. Il registro chiamate aiuta a ritrovare il contatto e consultare il riepilogo o la trascrizione disponibile. Mantieni chiaro che l’esito è da verificare.
Puoi dire: “Ho annotato la richiesta; controlliamo la disponibilità e ti confermiamo dopo l’aggiornamento”. Prometti un richiamo solo se il locale può rispettarne i tempi.
Prova cambio, disdetta e fascia completa
Usa dati fittizi e verifica che il flusso trovi la prenotazione corretta, rispetti la capienza e non presenti come confermata una richiesta in sospeso. Controlla sia la risposta al telefono sia ciò che arriva alla dashboard.
Se l’agenda non viene aggiornata automaticamente per quel caso, definisci il passaggio allo staff. Consulta come funziona Rispondimi e i piani e le funzioni incluse.
Chiudi il turno senza lasciare versioni aperte
A fine servizio filtra le richieste da rivedere e controlla che ognuna abbia un esito e un referente. Verifica data, orario, persone e note; chiudi il caso dopo aver aggiornato agenda e cliente.
Se lo stesso errore ritorna, correggi il punto preciso: identificazione, disponibilità, aggiornamento o richiamo. Una responsabilità chiara rende il passaggio affidabile anche quando cambia il turno.
